با مهندسی مجدد رقابتی تر عمل کنید

با مهندسی مجدد رقابتی تر عمل کنید

 مهندسی مجدد، کمک می کند تا با استفاده از فرآیندهای جدید هزینه ها را کاهش و بهره وری کسب و کارتان را افزایش دهید. هدف از سری مقالاتی که در حوزه مهندسی مجدد (reengineering ) ارائه می شود، بازبینی و ویرایش مجدد فعالیت های مجموعه شماست. قبل از شروع فرآیند مهندسی مجدد، ذکر این نکته حائز اهمیت است که تشخیص درست فعالیت های موردنیاز مهندسی مجدد، اولین و مهم ترین گام این فرآیند است. چرا؟ چون مهندسی مجدد نیز همچون همه ابزارهای بهینه سازی در صورت اجرای نادرست دارای معایبی است. همین امر سنجش ریزبینانه در تصمیم گیری را حیاتی خواهد نمود.

یکی از بارزترین عوارض جانبی که باعث می شود تا کسب و کارها نیازمند مهندسی مجدد باشند، کاهش روحیه کارکنان سازمان است. این که چرا روحیه کارکنان دچار افت می شود و مدیران باید به آن توجه ویژه داشته باشند، به تغییراتی برمی گردد که در زندگی همه مردم وجود دارد و بسیاری از آنها نمی توانند خود را با این تغییرات هماهنگ کنند.

به یاد داشته باشید قبل از تصمیم گیری برای انجام هر فعالیت، باید جنبه های مختلف آن را مدنظر داشته باشید. در ادامه این سری از مقالات به مباحثی در زمینه های ذیل خواهیم پرداخت :

۱-تاریخچه مهندسی مجدد در کسب و کار

۲-فرآیندهای پیاده سازی مهندسی مجدد

۳-موفقیت ها و شکست ها در مهندسی مجدد و راه های بهینه سازی آن

۴-مثال هایی از مهندسی مجدد موفق در شرکت های مشهور دنیا

۱-تاریخچه مهندسی مجدد در کسب و کار

 برای آشنایی بیشتر اشاره ای به واژه انگلیسی  business process reengineering خواهیم داشت که مخفف آن در مجامع علمی به صورت BPR منتشر می شود. معنی لغوی مهندسی مجدد، بررسی و تغییر فرآیندهای کاری و تلاش برای بهینه سازی آنهاست.

 حدود سال ۱۹۹۰ میلادی دو شخص به نام های میشل هامر(Michael Hammer) و جیمز چامپی، کتابی را تحت عنوان “مهندسی مجدد شرکت” منتشر نمودند که در آن اظهار داشتند که تنها راه اصلاح هزینه ها و افزایش کیفیت سرویس های ارائه شده، طراحی و سازماندهی مجدد فرآیندهای کسب و کار است. ماهیت کلام آنها در کتاب فوق چنین است که کلیه تغییرات مدنظر (کاهش هزینه ها و افزایش بهره وری) برآیند ورود تکنولوژی اطلاعات و فرآیندهای مرتبط با آن در کسب و کار است.

هامر و چامپی معتقد بودند که سازمان های بزرگ حول محور اهداف، مردم (مصرف کنندگان و کارکنان) و تکنولوژی ساخته می شوند که همین امر تاثیر مستقیمی بر روندهای کاری آنان دارد.

آنها چنین بیان کردند که ۷ مرحله برای کمک به ساده سازی مراحل کاری، بهبود کیفیت، مدیریت زمان و هزینه ها در مهندسی مجدد وجود دارد.

حتماً بخوانید :  چرا کسب و کارتان رشد نمی کند؟

آنها ۷ مرحله ذیل را در کتاب خود به تفصیل توضیح دادند:

۱-سازماندهی سازمان بر اساس نتایج نه بر اساس وظایف

۲-شناسایی کلیه فرآیندهای سازمان و اولویت بندی آنان جهت طراحی مجدد

۳-ادغام پروسه پردازش و تولید اطلاعات

۴-تجمیع و تمرکز منابع سازمان که به صورت جغرافیایی پراکنده هستند.

۵-برقراری ارتباط بین فعالیت های موازی و هم راستا در پروسه های کاری، به جای ادغام نتایج امور مرتبط با هم

۶-محول کردن فرآیندهای تصمیم گیری به مراکزی که کارها را انجام می دهند و اکتفا به نظارت بر فرآیندها

۷-جمع آوری اطلاعات از منابع اصلی و معتبر در سازمان

این فرآیندها به زبان ساده یعنی : برای اجرای بهینه و مطلوب مهندسی مجدد در سازمان، باید به تمامی فرآیندهایی که منجر به اهدافی یکسان می شوند، دقت کنید. به دلیل اینکه این امکان وجود دارد که پس از اجرای مهندسی مجدد در سازمانتان، چندین شغل یا فعالیت با هم ادغام شده و تبدیل به فعالیتی واحد می شوند. از طرفی، پروسه های کاری موازی که منجر به خروجی های یکسان و واحد می شوند، باید باهم ادغام شوند. (در حالت سنتی تنها نتایج چنین اموری با هم ادغام می شوند)

در پایان بررسی تمامی منابع، مکان ها و فرآیندهایی که در آنها کار واقعی یعنی (هر عملی که در جهت دستیابی به اهداف سازمان صورت می پذیرد) شکل می گیرند، جزء پارامترهای ضروری و حیاتی مهندسی مجدد است.

با مهندسی مجدد رقابتی تر عمل کنید

برای حصول کارآمدترین فرآیند مهندسی مجدد باید قدرت و اختیار تصمیم گیری های روتین را به اعضا و همکاران در فرآیندها واگذار نموده و تا جایی که امکان دارد کنترل و بررسی های زائد از سیستم حذف شوند. به جای اینکه ابزارها و فرآیندهای زیادی برای ثبت و ذخیره اطلاعات از منابع مختلف مربوط به فرآیندهای کاری داشته باشید، منابع واحدی به همراه فرآیندهای مرتبط ایجاد کنید که تمام اطلاعات موردنیاز شما را با بالاترین دقت و پایین ترین فراوانی در اختیارتان قرار دهد.

حال به اصلی ترین سوال در این مقاله رسیده ایم :

چطور فرآیند مهندسی مجدد را در کسب و کارتان پیاده سازی کنید؟

در ادامه مراحلی جهت پیاده سازی اصول اساسی رضایت مشتریان، کاهش هزینه های تجاری و همچنین افزایش بهره وری و کارایی بیان شده است.

۱-اهداف و چشم انداز کسب و کار

سنگ بنای شروع مهندسی مجدد در کسب و کار تعیین اهداف شفاف و قابل اندازه گیری است. تعیین اینکه هدف ما کاهش هزینه ها، افزایش کیفیت محصولات یا خدمات یا افزایش بهره وری و کارایی سیستم است، باعث می شود تا چارچوب های موردنیاز جهت دستیابی به اهداف در ابتدای فرآیند مشخص شود. همه دستاوردهای مالی سازمان از تعیین رسالت و چشم انداز (mission & vision) آن حاصل می شود.برای آشنایی بیشتر مقاله ” چگونه یک بیانیه مأموریت و چشم‌انداز قانع‌کننده بنویسیم؟ ” را بخوانید.

حتماً بخوانید :  علل سقوط کسب و کار تان را بشناسید

۲-شناسایی و ادغام فرآیندها

زمانی که هدفی در ذهن ما به صورت شفاف و روشن وجود دارد، تمامی فرآیندها جهت دستیابی به هدف مورد نظر نیازمند شناسایی، مطالعه و بررسی هستند که یا باید ادغام و یا بهینه و یا رها شوند. در این بین آن دسته از فعالیت هایی که تاثیر مستقیمی بر روی خروجی سازمان و یا در راستای رسالت (ماموریت سازمان) هستند، باید در لیستی جداگانه و اصطلاحاً لیست قرمز قرار گیرند. دقیقاً تفاوت بین یک مهندسی مجدد موفق یا شکست خورده در همین شناسایی دقیق فرآیندهای حیاتی است.

۳-درک و بررسی فرآیندهای حیاتی کسب و کار

زمانی که لیستی از فعالیت های حیاتی در دست داریم، شناسایی وضعیت حال حاضر این فعالیت ها ضروری است. این که آیا زمان به مراتب بالاتری نسبت به چارچوب های استاندارد به خود اختصاص می دهند؟ آیا کیفیت خروجی این فعالیت ها مطابق با استانداردها و معیارهای سازمان است؟ به هر حال هدف در این مرحله بررسی و مقایسه این فعالیت ها با استاندارد های صنعت یا محصولات و خدمات رقبای حال حاضر است، تا بتوانیم به این نتیجه برسیم که خروجی سازمان از چه سطح کیفیتی برخوردار است.

۴-سیستم های اطلاعات و فناوری کسب و کار

یکی از الزامات توانمندسازی مهندسی مجدد وجود سیستم های کارآمد مرتبط با تکنولوژی (IT) در کسب و کار است. بدون داشتن چنین سیستمی در چرخه کسب و کار بررسی و کنترل عوامل موثر بر تغییرات، غیر ممکن است. قبل از اینکه فعالیت های مرتبط با مهندسی مجدد را بررسی و اجرا کنید، باید گلوگاه ها، شرایط  و مکان هایی که در فرآیند تغییر از موضع تدافعی برخورد نموده و با تغییرات مقابله می کنند را مشخص کنید تا بتوانید نسبت به خنثی سازی و رفع این مقاومت ها اقدامات پیش گیرانه ای را اجرا کنید.

۵-طراحی، ساخت و تست نمونه های اولیه مهندسی مجدد

قبل از این که با سرمایه گذاری هنگفت اقدام به تولید و عرضه محصولات و راه اندازی کسب و کار خود نماییم و سپس با اشتباهات و ایرادات آن مواجه شده و یا با عدم پذیرش خریداران مواجه شویم، پیشنهاد می شود، نمونه هایی از محصولات و خدمات خود را به عنوان “نمونه های اولیه” منتشر نماییم.

شکست در مراحل تست یک محصول یا خدمت باعث جلوگیری از خسارات جبران ناپذیر در حجم بزرگ می شود. (متاسفانه به چه دلیل مدیران ما اقدام به تست محصول قبل از ارائه آن نمی کنند، جای بسی تفکر و تعمق دارد)

حتماً بخوانید :  چگونه برند خود را ایجاد و توسعه دهید؟

در بیشتر مواقع علت اصلی شکست پروژه های مهندسی مجدد، عوامل گوناگون و پراکنده نیست، بلکه اصلی ترین عامل عدم شناسایی و پذیرش محدودیت های محصول در مرحله تست آن است. از طرفی عوامل دیگری که باید در فرآیندهای مهندسی مجدد مورد بررسی و توجه قرار گیرند. نگرش مدیریت نسبت به راه های جدید و نگرش کارمندان نسبت به تغییرات است.

۶-تطبیق و به روزرسانی کسب و کار با تغییرات مهندسی مجدد

مدیریت تغییرات به وجود آمده در کسب و کار، گام نهایی در اجرای یک فرآیند موفق مهندسی مجدد است. به روزرسانی اسناد، ساختار سازمانی، مدل مدیریتی یا سبک رهبری و همچنین به روزرسانی سطوح قدرت در کسب و کار و خروج از سردرگمی های تغییر به سمت روش های جدید ارائه کار، در این فرآیند حائز اهمیت بوده و باید به خاطر داشت که این تغییرات به صورت آرام آرام در کسب و کار ما پیاده سازی و اجرا می شوند.

مهندسی مجدد فرآیندهای کسب و کار، تغییراتی بنیادی در روش ها و راهکارهای دستیابی به نتایج است که تنها یکبار می توانید آن را به اجرا درآورید، یعنی در صورتی که در فاز اول یک تغییر اشتباه کنید و شکست بخورید، نمی توانید مجدداً برای بار دوم همان تغییرات را با چارچوب های موردنظرتان به اتمام رسانید.

ریسک بالایی که در چنین اشتباهاتی گریبان گیر کسب و کارتان می شود، منجر به هدر رفتن سرمایه گذاری تان و بی انگیزگی و عدم اطمینان کارکنان نسبت به تغییرات خواهد بود.

ادامه دارد…

امتیاز دهید
The following two tabs change content below.
علی معبودی

علی معبودی

مدرس دوره ها و کارگاه های آموزشی، مشاور مدیریت، مدیرعامل مجموعه مدیران نواندیش، ۱۰ سال سابقه مدیریت ارشد بنگاه های اقتصادی، کارشناس ارشد مدیریت بازرگانی و محقق بازاریابی هستم. تلاش من همواره بر این است تا با ارائه آموزش های به روز و کاربردی در حوزه مدیریت کسب وکار نقش مهمی در جهت رشد و ارتقا مدیران ایفا نمایم.
لینک کوتاه این مقاله : https://modirno.ir/BgggY
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *