مشاوره مدیریت سازمان

چگونه مشاوره مدیریت سازمان را نجات می دهد؟

چگونه مشاوره مدیریت سازمان را نجات می دهد؟ » در گذشته غالباً مراجعه به مشاوره مدیریت به عنوان آخرین پناهگاه و در واقع پذیرش عدم توانایی در رفع مشکلات سازمان تلقی می‌شد. این گرایش همچنان در بسیاری از کسب و کارها وجود دارد و تا زمانی که اوضاع کسب‌وکار عادی است (که این عادی بودن لزوماً به معنی بهینه بودن امور و سودآوری و توسعه نیست) هیچ‌گاه به فکر استفاده از مشاوره مدیریت به جهت حفظ، رشد و تعالی موقعیت سازمان نمی‌افتند و چنین هزینه‌هایی را اتلاف سرمایه‌های سازمانی و تشریفاتی قلمداد می‌کنند.

عموماً در شرایط رکود، افت فروش، به‌هم‌ریختگی درون سازمانی و … به دنبال استفاده از مشاوره مدیریت خواهند بود و به همین دلیل است که مدیران، مشاوران را “حل کننده مشکل”، ” دکتر شرکت”، “التیام‌بخش امور”، “معجز شرکت” و مشابه این‌چنین تعاریفی تلقی می‌کنند.

بر اساس آمارها و تجارب گذشته، ثابت‌شده که غالب سازمان‌ها و شرکت‌های  موفق دنیا و همچنین ایران که از خدمات مشاوران طراز اول استفاده می‌نمایند، با توجه به اینکه دارای موقعیت کاری ممتاز بوده و کارکنانی با نبوغ فراوان در اختیاردارند. چنین سازمان‌هایی با کمک مشاور می‌توانند ثبت جایگاه خویش و همچنین رشد و تعالی کسب‌وکار خود را تضمین نمایند، چرا که با وجود مشاوران مدیریت، شرکت‌ها دست به ابتکارات خلاقانه‌ای زده و همین امور باعث رسیدن به جایگاه برتر بازار خواهد شد.

تعامل مشاوران در سه حوزه رخ می‌دهد:

۱-اصلاح وضعیت‌های درهم‌ریخته (اصلاح)
۲- بهبود وضعیت موجود سازمان (ارتقاء)
۳-خلق وضعیت جدید در سازمان (خلاقیت)

به عنوان مثال : در یک بنگاه ممکن است برنامه‌های بازاریابی و فروش با مشکل رو‌به‌رو شود و حجم فروش مجموعه با افتی مواجه شود که چنین افتی در گذشته سابقه نداشته است!

  این افت می‌تواند به صورت مرحله‌ای و گام به گام و یا یکباره بوده باشد. ممکن است دلایل آشکاری برای به وجود آمدن این مشکل وجود نداشته باشد. به دلیل اینکه این موضوع کاملاً جدی بوده و ادامه حیات مجموعه مستقیماً به کیفیت این پارامتر بستگی دارد، باید اقدامات فکر شده و سریعی صورت گیرد.

چنین مساله ای بک موضوع اصلاحی بوده و باید شرایط به حالت قبل بازگردد. اما براساس تجارب گذشته عموماً این‌چنین تعاملاتی اصلاحی نبوده بلکه مشاور مدیریت سازمان را به پیدایش وضعیتی بهتر و بهینه‌تر رهنمون می سازد.

طبقه‌بندی دیگر مشاوره مدیریت سازمان ، موضوع ارتقا است. در این سطح از همکاری، بیش‌ترین تمرکز مشاوران بر تعیین شرایط موجود و بهبود آن است. وظیفه اصلی مشاوران در این تعامل بررسی شرایط اجرای خدمت رسانی و تعاملات در شرکت، تعیین تعدیلات مورد نیاز و کمک به متقاعد ساختن و آموزش کارکنانی است که قرار است تحت شرایط بهتر فعالیت نمایند.

حتماً بخوانید :  چگونه به سوالات مصاحبه پاسخ دهیم؟

بسیاری از بهبودهای لازم باید به شکل تغییرات ساختاری انجام شود و ارتقا فعالیت‌های ساختاری کسب‌وکار ، دشوار و نیازمند توجه و تعهد خاص تمامی اعضای سازمان می‌باشد. این تغییرات به دلیل اثرگذاری مستقیم بر روی فعالیت‌های سازمانی عموماً با مقاومت‌هایی در اجرا و پیگیری مواجه می‌شوند. برخی از این تغییرات مربوط به حوزه مدیریت سازمان بوده و بر اساس تجارب، مشاهده‌شده که مدیریت با تغییرات این‌چنینی مخالفت و مقاومت نموده، هرچند عامل فراخوان مشاور خود مدیریت سازمان بوده باشد. اینکه چرا باید از مشاوره مدیریت استفاده کرد را می توانید در مقاله ” مشاوره مدیریت چیست و چرا باید از آن استفاده کرد؟ ” مطالعه نمایید.

در حوزه خلاقیت، کمترین حجم اطلاعات در بدو عملیات در اختیار مشاوره مدیریت سازمان قرار می‌گیرد. در این تعاملات ممکن است تمایل کمی در زمینه تغییر وجود داشته باشد و افکار گسترده‌ای در حد ایده در اختیار باشد.

زمانی که یک شرکت طراز اول و پیشرفته به مشاور مدیریت رجوع می‌کند هدف، یافتن زمینه‌های جدید بازرگانی، توسعه ارائه خدمات جدید به مشتری، تجربه راه‌های ناشناخته انگیزش کارکنان، پیشنهاد و سرمایه‌گذاری‌های مشترک است.

لازم به ذکر است در بسیاری از تعاملات، آمیخته‌ای از هر سه حوزه مورد استفاده قرار می‌گیرد و عملاً این سطوح قابلیت جداسازی از یکدیگر را ندارند.

در بنگاه‌های اقتصادی بزرگ، عموماً استفاده از خدمات مشاوره مدیریت به میزان زیادی صورت می‌گیرد. این بنگاه‌ها می‌دانند که چطور از خدمات مشاورین به بهترین نحو استفاده نمایند. اما در بنگاه‌های متوسط و کوچک این‌گونه قلمداد می‌شود که مشاور، یک هزینه حرفه‌ای و گزاف می‌باشد. از طرفی درک این مطلب که چگونه یک عنصر بیرونی به دور از تعصبات سازمانی می تواند به وضعیت کسب و کار آنها در مسیر رشد و تعالی سازمان کمک نماید، وجود ندارد. پیشنهاد می شود به جهت آشنایی بیشتر با مزایای مشاوره مدیریت به مقاله ” استفاده از مشاور چه مزایایی دارد؟ “رجوع کنید.

[boc_message type=” success]

 با این حال حجم تقاضا و استفاده از خدمات مشاوره مدیریت در سازمان‌های کوچک‌تر با توجه به شرایط بازار در حال گسترش است.

[/boc_message]

در روند مشاوره مدیریت سازمان دو نوع تعامل وجود دارد:

۱-رویکرد فنی
۲- رویکرد انسانی

در رویکرد فنی، کارفرما انتظار دارد که مشاوره مدیریت در حوزه‌های تحت مشاوره از تخصص بالایی برخوردار بوده و بتواند نسبت به ارائه راه‌حل‌های لازم اقدام نماید.

در رویکرد انسانی از مشاور انتظار می رود تعاملات مابین خود ، مدیریت، کارکنان و مشتری را به خوبی مدیریت نموده تا مقاومت‌ها برای اجرای تغییرات در همه سطوح به حداقل کاهش یابد. نتیجه نهایی تعامل فی مابین کارفرما و مشاوره مدیریت باید حاصل تلاش مشترک طرفین باشد، در غیر این صورت مشاوره مدیریت به تنهایی قادر به اجرای تغییرات و بهبود شرایط نخواهد بود. از طرفی، به دلیل اینکه تغییر در سازمان منوط به تغییر در نگرش‌های آحاد کارکنان سازمان است، مشاور باید با روانشناسی تغییر آشنا بوده تا بتواند موافقت و مشارکت حداکثری را در تغییرات به دست آورد.

حتماً بخوانید :  13 اشتباه ارتباطی رهبران

مروری بر مراحل مشاوره مدیریت :

هر مشاوره‌ای از ترکیب مراحل آغاز (روابط بین طرفین تبیین و کار شروع می‌شود) و پایان (مشاور سازمان را ترک می‌کند) تشکیل شده است. بین این دو مرحله عملیات و گام‌های زیادی وجود دارد که به صورت گام به گام و مرحله به مرحله انجام می‌گردد.

اما به صورت کلی و ساده، مراحل کاری مشاوره از پنج مرحله : ورود به موضوع، تشخیص، برنامه‌ریزی عملیاتی، اجرا و اتمام تشکیل شده است.

باید خاطرنشان کرد که این نسخه در تمام تعاملات مشاوره مدیریت سازمان به صورت یکسان نبوده و برخی از آن‌ها با کاهش یا افزایش مراحل رو به روست. اما این چارت کلی می‌تواند الگوی مناسبی جهت برنامه‌ریزی‌های عملیاتی هر مشاوره‌ای باشد. در ادامه هر کدام از مراحل را به تفکیک بررسی خواهیم نمود.

۱- مرحله ورود به موضوع

این مرحله، مرحله آماده سازی و برنامه‌ریزی فرآیند مشاوره مدیریت سازمان است. در این مرحله دو طرف در مورد نقش و وظایف یکدیگر، نحوه تعامل، خواسته‌های کارفرما، چگونگی ارائه خدمت مشاور، شرح خدمات براساس تجزیه و تحلیل خواسته‌ها، مذاکره و قرارداد باهم به توافق خواهند رسید. تعامل صریح و شفاف تر در این مرحله می‌تواند باعث جلوگیری از بروز اختلافات و اثرگذاری بهتر در طول فرآیند همکاری شود.

۲- مرحله تشخیص

در این مرحله مشاور مدیریت، به تحلیل دقیق سازمان کارفرما پرداخته و تغییرات، تعدیلات و اصلاحات مورد نیاز را مشخص می‌سازد. همچنین ورود مشاور به سازمان می‌تواند زمینه‌ساز آمادگی پرسنل شده تا مشاور بتواند تعاملات خود را جهت ایجاد تغییرات آغاز نماید.

۳- مرحله برنامه‌ریزی اجرایی

 در این مرحله به پیدا کردن راه حل مشکلات می‌پردازیم. این مرحله شامل گزینه‌هایی مثل : راه‌حل‌ها، ارزیابی آن‌ها تبیین برنامه تغییرات اجرایی و ارائه پیشنهادات لازم به مشتری جهت تصمیم‌گیری است. این مرحله نیازمند خلاقیت در طراحی استراتژی به همراه چاشنی نظام مندی در جهت تشخیص و یافتن گزینه‌های امکان‌پذیر جهت حل مساله و کنار گذاشتن پیشنهاد‌هایی که بیهوده و بی‌ثمر است، می‌باشد.

۴- مرحله اجرا

حساس‌ترین مرحله در فرآیند مشاوره مدیریت سازمان ، مرحله اجراست. در این مرحله تغییرات پیشنهادی به واقعیت تبدیل‌شده و نقاط قوت و ضعف آن عملاً مشخص خواهد شد. در این مرحله مقاومت‌ها نمایان شده و می‌تواند به مراتب بیشتر از پیش‌بینی‌ها باشد. همچنین می‌تواند موانع جدیدی به صورت غیرمترقبه بروز نماید که فرآیند اجرا را تا حدودی یا به صورت کامل دچار اختلال نماید. همچنین ممکن است پس از اجرا مشخص شود طرح اولیه، نیازمند تغییراتی در هدف‌گذاری و رویه‌هاست.

حتماً بخوانید :  یادگیری چه نقشی در موفقیت رهبران دارد؟

[boc_message type=”attention]همیشه تاکید شده که در هر تغییری، نظارت و مدیریت بر اجرای آن تغییر از اهمیت بالایی برخوردار است.[/boc_message]

برخی از کارفرمایان فرآیند مشاوره مدیریت سازمان را در همان مرحله تشخیص یا برنامه‌ریزی اجرایی به پایان می‌رسانند، با این تفکر که گزارشات و ایده‌های پیشنهادی را می‌توانند با همان کیفیت به اجرا رسانده و به نتایج مطلوب دست یابند!

غافل از اینکه یک ایده یا گزارش خوبِ مشاور به خودی خود متضمن کارکرد صحیح  برنامه عملیاتی و دستیابی به نتایج مورد نظر نیست و برخی از مشتریان ممکن است همان طور که گفته‌شده در این مرحله راضی باشند زیرا خواست آن‌ها در واقع یک گزارش بوده نه انجام تغییر.

به همین دلیل است که پروژه‌های مشاوره کوتاه مدت و ساعتی را پیشنهاد نمی کنیم.

۵-مرحله اختتام فرآیند

مرحله آخر فرآیند مشاوره مدیریت، مرحله اختتام فرآیند است. در این مرحله عملکرد مشاور در چارچوب شرح خدمات اعلام‌شده، رویکردهای به‌کاررفته، تغییرات به وجود آمده و نتایج حاصل از آن باید از جانب کارفرما و مشاور مدیریت مورد تصویب قرار گیرد. به تبع ادامه یا قطع همکاری دو طرف منوط به نتایج و چگونگی دستیابی به آن‌هاست.

امتیاز دهید
The following two tabs change content below.
علی معبودی

علی معبودی

مدرس دوره ها و کارگاه های آموزشی، مشاور مدیریت، مدیرعامل مجموعه مدیران نواندیش، ۱۰ سال سابقه مدیریت ارشد بنگاه های اقتصادی، کارشناس ارشد مدیریت بازرگانی و محقق بازاریابی هستم. تلاش من همواره بر این است تا با ارائه آموزش های به روز و کاربردی در حوزه مدیریت کسب وکار نقش مهمی در جهت رشد و ارتقا مدیران ایفا نمایم.
لینک کوتاه این مقاله : https://modirno.ir/Gpqxh
2 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *