فرآیند مدیریت تعییر

۸ گام ضروری در فرآیند مدیریت تغییر موثر

۸ گام ضروری در فرآیند مدیریت تغییر موثر » سازمان ها پیوسته در حال تجربه ی تغییر هستند. این تغییر ممکن است از طریق پیاده سازی فناوری جدید، به روز رسانی فرآیندها، اجرای پیشنهادات جدید، سازماندهی مجدد یا بهبود خدمات مشتریان ایجاد شود. تغییر همیشه هست و برای رشد و سود آوری ضرورت دارد. فرآیند مدیریت تغییر به کارکنان و سازمان ها کمک می کند که تاثیرات ناخواسته این تغییرات را به حداقل برسانند.

در ادامه ۸ مرحله ضروری برای اطمینان از اجرای درست و موفقیت آمیز تغییرات بیان شده است:

۱- شناسایی مواردی که قرار است بهبود یابند.

از آنجایی که اکثر تغییرات برای بهبود یک فرآیند، محصول یا خروجی رخ می دهند، مهم است که بر توضیح دادن و روشن نمودن اهداف تمرکز کنیم. این کار همچنین شامل شناسایی منابع و افرادی است که فرآیند را تسهیل کرده و تلاش ها را رهبری می کنند.

بیشتر سیستم های تغییر بیان کرده اند که دانستن چیزی که قرار است بهبود پبدا کند اصل بنیادی برای وضوح، سهولت و موفقیت در پیاده سازی مدیریت تغییر است.

۲- یک کسب و کار قابل اطمینان به ذینفعان خود معرفی کنید.

ذینفعان مختلفی در سازمان وجود دارند شامل، مدیران رده بالا که مسئولیت هدایت سازمان و سازمان دهی منابع مالی را بر عهده دارند، پشتیبان  فرآیند ها، موسسان و سهام داران مستقیم. هرکدام از این افراد انتظارات و تجربیات متفاوتی دارند. در نتیجه کسب اطمینان همه این ذینفعان جهت موفقیت تغییرات ضروری است.

۳- برنامه ریزی برای تغییر:

این مرحله به عنوان یک نقشه راه در فرآیند مدیریت تغییر است که شامل شناسایی  مرحله شروع، مسیر انجام و مقصد می باشد. همچنین باید منابع تحت اختیار، هدف ها و هزینه های طرح شناسایی شود.

اصل حیاتی در برنامه ریزی، فراهم آوری تغییرات مرحله ای به جای تغییرات ناگهانی و برنامه ریزی نشده به صورت فراگیر می باشد که شامل ترسیم پروژه با گام های روشن، اهداف قابل اندازه گیری، انگیزه ها، مشوق ها، اندازه گیری و تجزیه و تحلیل می باشد.

فرآیند مدیریت تغییر

۴- فراهم آوری منابع و استفاده از داده ها برای ارزیابی

به عنوان بخشی از فرایند برنامه ریزی، شناسایی و بودجه بندی منابع، از عناصر حیاتی هستند که می توانند شامل زیر ساخت ها، تجهیزات و سیستم های نرم افزاری باشند.

 همچنین باید ابزارهای مورد نیاز برای آموزش مجدد، تمرینات و باز اندیشی عملیات نیز فراهم شود. مدل های زیادی برای شناسایی، جمع آوری داده ها و  تجزیه و تحلیل آنها به عنوان عناصر مورد استفاده، وجود دارد.

حتماً بخوانید :  رفتار مصرف‌کننده چه اهمیتی دارد؟

گزارشات شفاف و روشن به برقراری ارتباطات بهتر، توزیع مناسب و درست مشوق ها و انگیزه دادن به افراد و اندازه گیری موفقیت ها و نقاط عطف کمک می کند.

۵- ارتباطات :

ارتباطات رشته طلایی مدیریت تغییر می باشد که در سراسر مراحل برنامه ریزی مدیریت تغییر وجود دارد. شناسایی، برنامه ریزی، شروع به کار و اجرای مدیریت تغییر موفق، وابسته به ارتباطات است.

واقعیات روانشناختی و جامعه شناختی به طور ذاتی در فرهنگ گروه های داخل سازمانی وجود دارد و  سازمان شامل مجموعه افراد با مهارتها، دانش و تجربیات متفاوت می باشد. اما این افراد از دستورات، فرهنگ و آداب رسوم مورد نیاز شرکت پیروی می کنند.

فراهم آوری ارتباطات باز ، شفاف و مشخص در طول فرآیند ها یک عنصر حیاتی در تمام روش های مدیریت تغییر می باشد. ارتباطات دوطرفه و شفاف باعث بیان مشکلات و سرخوردگی ها، تحسین عملکرد ها، یکپارچه سازی و تغییر فرآیند هایی که درست عمل نمی کنند، می شود.

۶- نظارت و مدیریت مقاومت ها، وابستگی ها و ریسک های بودجه بندی

مقاومت به تغییر  بخش بسیار طبیعی ای از مدیریت تغییر است اما در عین حال می تواند تهدیدی برای عدم موفقیت پروژه ی مدیریت تغییر باشد.

بیشترین مقاومت ها به دلیل ترس از ناشناخته ها بوده و دلیل دیگر وجود ریسک هایی مرتبط با تغییرات می باشد که البته وجود میزانی از ریسک، طبیعی ست.

ریسک های ناشی از وابستگی به وضعیت کنونی، ریسک بازگشت سرمایه ی استفاده شده در هنگام تغییر و همچنین ریسک های مرتبط با بودجه بندی جدید برای اجرای تغییرات، از جمله این ریسک ها هستند.

در مقاله ” نقش فرآیند مدیریت ریسک در پیشرفت سازمان ” از مدیران نواندیش، به فرآیند های مدیریت ریسک و توضیحات بیشتر در این باره می پردازیم.

پیش بینی، آمادگی و برنامه ریزی برای مقابله با مقاومت های احتمالی با استفاده از آموزش ها و ابزار های رهبری می تواند به پیاده سازی تغییرات کمک کند.

۷- تجلیل از موفقیت ها :

شناسایی مراحل و نقاط عطف دستاورد ها، یک بخش ضروری در اجرای تمامی پروژه ها می باشد. زمانی که چرخه ی مدیریت تغییر را برنامه ریزی می کنید،  شناسایی نقاط عطف در موفقیت پروژه در هنگام  برنامه ریزی، شناسایی تیم و افراد مرتبط با این نقاط در هنگام اجرا و قدردانی از این افراد بسیار اهمیت دارد. چرا که هم به پذیرش تغییر در بین افراد و هم به اجرای بهتر مدیریت تغییر کمک می کند.

حتماً بخوانید :  مدیریت ارتباطات در سازمان چه اجزایی دارد؟

۸- بررسی، اصلاح و بهبود مستمر:

 استراتژی های مدیریت تغییر معمولاً در طول هر پروژه تنظیم می شود. این فرآیند مانند ارتباطات، باید در تمامی بخش های سازمان وجود داشته تا موانع موفقیت آن شناسایی شود و در نهایت موفقیت پروژه مدیریت تغییر وابسته به  تعهد به اندازه گیری و تجزیه و تحلیل درست می باشد.

به همان اندازه که تغییر مشکل و گاهی دردناک بوده، فرآیندی مداوم و همیشگی است.

002

چالش های معمول در فرآیند مدیریت تفییر:

با توجه به این که از امروز تا همیشه انتظارات و نیاز های مصرف کنندگان، سطح رقبا در اقتصاد جهانی و سطح دانش داخلی سازمان در حال تغییر است، می توان گفت که سخت ترین عنصر در مقابل تغییر، منابع انسانی می باشد. چرا که افراد ذاتاً سخت به سمت تغییر حرکت کرده، تغییرات را دوست نداشته و خود را با آن تنظیم نمی کنند.

منابع انسانی یکی از عوامل مهم و دخیل در دستیابی به اهداف در سازمان ها بوده و گزینش و مدیریت آن از اهمیت بالایی برخوردار است. کارشناسان و مدیران با تجربه در قسمت مشاوره ی منابع انسانیِ مدیران نو اندیش آماده یاری رسانی به سازمان ها در بخش گزینش و مدیریت منابع انسانی هستند.

ابزار  و روش های مورد نیاز برای اجرای فرآیند مدیریت تغییر:

فرآیند مدیریت تغییر مناسب بستگی به حمایت و پشتیبانی درست و ابزارهای مناسب دارد. این ابزارها معمولاً توسط تیم مدیریت تغییر و یا ذینفعان فرآیند اجرای مدیریت تغییر، ایجاد شده و توسعه می یابند.

برای مثال نقشه و برنامه ریزی برای ایجاد یک محصول یا خدمت ممکن است توسط تیم مدیریت محصول توسعه یابد در حالی که بررسی و ارائه گزارش پس از انجام ممکن است شامل تمام افراد مسئول و افراد متاثر از این تغییرات باشد. این ابزارها و روش ها شامل موار زیر اند :

-نقشه و برنامه محصولات و کسب و کار

-ارزیابی سطح آمادگی

-آموزش افراد و جلسات آموزشی

حتماً بخوانید :  بنچ مارکینگ (benchmarking) چیست و چه کاربردهایی در سازمان دارد؟

-بازخورد و واکنش ذینفعان

-ارزیابی و بررسی پس از انجام

-اندازه گیری و تجزیه و تحلیل

-مدیریت در مخالفت ها و مقاومت ها

-طرح های بهبود مستمر

امروزه روش های مناسب و اثبات شده ی متعددی وجود دارد، برخی از این مدل ها به تغییر افراد به عنوان روشی برای تغییر فرهنگ سازمانی توجه کرده و برخی بر روی چهارچوب ها و ساختارهای کلی سازمان برای تغییر و بهبود تمرکز می کنند.

 هیچ راه حل یکسانی وجود ندارد و سازمان ها با توجه به نیاز خود و صرف نظر از اندازه،  به وسیله تحقیقات، بررسی و برنامه ریزی منابع، یک استراتژی مدیریت تغییر مناسب برای سازمان خود تهیه می کنند.

یکی از ابزارهای اثبات شده برای توسعه تمامی صنعت ها و کسب و کارها در هر نوع و اندازه، ایزو ۹۰۰۱ می باشد که در آخرین بازنگری آن در سال ۲۰۱۵، تمامی متدهای مورد نیاز برای توسعه کسب و کارها و ارایه بهتر محصولات و خدمات درنظر گرفته شده، مانند مدیریت ریسک، مدیریت استرتژیک و مدیریت تغییرات.

در این استاندارد ذینفعان، تامین کنندگان، مشتریان و کارکنان در نظر گرفته شده و به سازمان ها کمک می کند تا بتوانند علاوه بر مدیریت و استفاده از  منابع و شرایط کنونی خود به بهترین  شکل ممکن، در جهت ارتقا و بهبود محصولات و خدمات، افزایش رضایت مشتریان و در نهایت توسعه قدم بردارند.

مدیران نو اندیش با بهره گیری از تیم مجرب و با تجربه در امر پیاده سازی استاندارهای بین المللی، به سازمان های طرف قرارداد خود کمک می کند تا استاندارد ایزو ۹۰۰۱:۲۰۱۵ را به بهترین شکل ممکن پیاده سازی کرده و در راستای بهبود مستمر حرکت کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر ” خدمات ایزو “ را مطالعه نمائید.

[site_source_shortcode url=”https://www.smartsheet.com/8-elements-effective-change-management-process”]smartsheet[/site_source_shortcode]

۸ گام ضروری در فرآیند مدیریت تغییر موثر
امتیاز دهید
لینک کوتاه این مقاله : https://modirno.ir/qpjho
0 پاسخ

دیدگاه خود را ثبت کنید

تمایل دارید در گفتگوها شرکت کنید؟
در گفتگو ها شرکت کنید.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *