پنج گام موثر در فرایند تفویض اختیار کارمندان

پنج گام موثر در فرایند تفویض اختیار کارمندان» گاهی اوقات ما به عنوان رهبر در شرایطی قرار می‌ گیریم که مجبور به تکرار حرف‌ ها و گفته‌ هایمان می‌ شویم. آیا بهتر نیست تیمی داشته باشیم که بتواند کارها و پروژه‌ ها را دریافت کرده و آنها را کامل کند؟ اگر تفویض اختیار برای کارمندان به طور صحیح صورت گیرد و شرح شغل های مشخصی به افراد اختصاص داده شود، زمان زیادی در سازمان صرفه جویی شده و نیازی نیست هر روز وظایف و مسئولیت ها گوشزد شوند.

تفویض اختیار می‌ تواند مؤثر و یا در بعضی مواقع مشکل ساز باشد. در اینجا دو روش ارائه شده است که به شما کمک می‌ کند تا به تفویض اختیار  بی فایده و مشکل ساز خاتمه دهید. نتایجی که پس از تفویض اختیار صحیح حاصل می شود، انرژی بیشتر در بین کارکنان، بهره وری بالاتر سازمان و دردسر کمتر برای شما خواهد بود.

پنج گام موثر در فرایند تفویض اختیار

۱- توانایی ‌ها / مهارت‌ های مورد نیاز برای کار / پروژه خواسته شده چیست؟

۲- میزان ساعات کاری هر کارمند و قابلیت‌ ها و توانایی ‌های آنها را بررسی کنید. توانایی‌ های فرد را با پروژه‌ ای که به او می دهید تطبیق دهید. حال آن ها «صاحب و مالک» پروژه هستند و باید آن را در زمان مشخص شده و با کیفیت مورد انتظار به اتمام برسانند.

۳- پروژه / کار کارمند را به طور کامل و با جزئیات شرح دهید و مطمئن شوید که او همه چیز را به خوبی متوجه شده است. به او بگویید: «می‌ خواهم مطمئن شوم تمام حرف‌ هایم را کاملاً متوجه شده‌ ای پس یک بار چیز‌هایی را که گفتم تکرار کن» بگذارید کارمند یک بار هرچه را شنیده، تکرار کند تا مطمئن شوید که همه چیز را درک کرده، چیزهایی که جا افتاده و یا فراموش کرده را مشخص کنید و هر نکته مورد نیاز دیگری را به او انتقال دهید.

حتماً بخوانید :  تعیین استراتژی رسانه کسب و کار

۴- حال از او بپرسید که چگونه می‌ خواهد در این پروژه به نتایج خوبی دست یابد – چه برنامه‌ ای در سر دارد؟ چه ابزارها و ملزوماتی برای انجام پروژه نیاز دارد؟ برای اینکه آن ها بتوانند طرح موفقی را ارائه دهند بهتر است با استفاده از چارچوب تصمیم گیری به آنها کمک کرده تا به درستی برنامه ریزی کرده و به برنامه هایشان دست یابند.

۵- برای پیگیری کارهای واگذار شده، می‌ توانید از وب سایت های Basecamp، Trello و یا هر سیستم مدیریت پروژه‌ ی دیگری استفاده کنید. در هنگامی که پروژه/ کار نیاز به برنامه ریزی مجدد یا مذاکره دوباره در مورد تمدید مهلت انجام داشته باشد، بهتر است که ساختار پروژه را حفظ کنید و ارتباطی صادقانه با کارمند داشته باشید. بسیاری معتقدند که تقسیم یا تجزیه یک پروژه پیچیده به یک سری پروژه‌ های کوچکتر می ‌تواند به حفظ مهلت و فرصت هفتگی پروژه کمک کند. و اگر هم مهلت اتمام پروژه تغییر کند تأثیر زیادی نخواهد داشت، چون کارهایی که باید انجام شوند بسیار کوچکتر هستند.

برای مواقعی که پروژه در مهلت مقرر به اتمام نمی‌ رسد، استانداردی برای مذاکره مجدد تنظیم کنید. بسیاری از افراد در هنگامی که مهلت اتمام پروژه کافی نیست، ۷۲ ساعت یا ۴۸ ساعت پیش از موعد آن را اعلام می‌ کنند.

پنج گام موثر در فرایند تفویض اختیار کارمندان

چارچوب تصمیم گیری

به عنوان مدیر باید مشخص کنیم که اعضای تیم چقدر قدرت تصمیم گیری دارند و چه جاهایی و در خصوص چه موضوعاتی نیاز است که با مدیریت مشورت کنند. مثلاً ممکن است شما تا ۸۰ درصد تصمیم گیری ها در حوزه کاری هر شخص را به او واگذار کنید و تنها در ۲۰ درصد از موارد نیاز به مشورت با شما داشته باشند.

حتماً بخوانید :  درآمد کسب و کارتان را دو برابر کنید!

 این کار باعث پرورش حس مالکیت پروژه در آنها می‌ شود و احتمال ایجاد اختلاف بین دستور دهنده و دستور گیرنده را کاهش می‌ دهد. این اختلافات می‌ تواند باعث از بین رفتن روحیه مالکیت پروژه، نوآوری، و توامندسازی سازمان ‌شود.

در اینجا در خصوص چارچوب تصمیم گیری بحث می کنیم. شما می‌ توانید آن را بر حسب نیازهای خود ویرایش کنید و یا بخش هایی را به آن اضافه نمایید.

۱- تعریف و شرح شرایط مورد نظر و اینکه تصمیم گیرنده کیست – آیا من توانایی تصمیم گیری را دارم یا اینکه فقط یک استراتژیست برای کمک به تصمیم گیرنده هستم؟ اگر شما تصمیم گیرنده نیستید، از فرد تصمیم گیرنده بخواهید که مراحل زیر را در نظر بگیرد.

۲- نتایج و پیامدهای مطلوب و مورد نظر را تعیین کنید.

۳- تصمیم گیری پس از تلاش و کوشش فراوان: باید در مورد جدول زمانی انجام پروژه، تحقیقات مورد نیاز، بودجه، محصولات و یا افرادی که تحت تأثیر قرار خواهند گرفت اطلاعات کافی داشته باشید. برای هر گونه تصمیم گری ساده، شما باید مروری سریع به تمام این مراحل داشته باشید.

۴- تعیین کنید در صورت دستیابی به نتایج خوب، موفقیت این پروژه از آن چه کسی است یا اینکه چه کسی آن را پیاده سازی کرده است؟ این افراد در واقع مسئول اجرای تصمیمات هستند. نام آنها را در فهرستی قرار داده و سعی کنید ارتباط خوبی با آن ها داشته باشید.

۵- باید افرادی را برای نظارت بر موفقیت تصمیمات قبلی انتخاب کنید. آن ها را انتخاب کرده و به آن ها توضیح دهید که کار آن ها با کار کسی که در گزینه ۴ به آن اشاره شد فرق دارد و آن ها احتمالاً یکی از تصمیم گیرها هستند که در گزینه ۱ به آن اشاره شد.

حتماً بخوانید :  حذف عبارات نادرست در فروش تلفنی 2

چرا تفویض اختیار در بعضی سازمان ها شکست می‌ خورد؟

در اغلب مواقع تفویض اختیار به دلیل رعایت نکردن موارد بالا، با شکست مواجه می‌ شود. برای دانستن اینکه چرا تفویض اختیار در سازمان شما نتیجه نمی دهند. دو سوال زیر را در نظر بگیرید و در مورد پاسخ آنها به خوبی فکر کنید.

  • آیا ما می‌ خواهیم قابلیت‌ های افرادمان را افزایش دهیم تا آنها بتوانند پروژه های بیشتری را انجام دهند؟
  • آیا ما باید امنیت و تعلق بیشتری در سازمان خود ایجاد کنیم، تا افراد حس مالکیت بیشتری به پروژه هایشان داشته باشند؟

توجه کنید که طبق آمار، تقویض اختیار صحیح منجر به ۵ تا ۱۰ ساعت زمان مازاد در هفته خواهد شد. پس هر مدیری باید ساختار مناسبی برای شرح شغل ها و تفویض اختیار در کسب و کارش در نظر بگیرد .

خواننده ی عزیز آیا تجربه ی مثبت و یا منفی در این زمینه دارید؟ اگر پاسخ شما مثبت است خوشحال می شویم آن‌را در پایین این صفحه در قسمت "دیدگاه"  با دیگران در میان بگذارید.

دیدگاه خود را بنویسید