آیا کسب و کار شما نیاز به مدیریت پروژه دارد؟

آیا کسب و کار شما نیاز به مدیریت پروژه دارد؟» تا به حال از ابزارهای بهره وری استفاده کردید؟ همیشه چه مقدار زمان صرف می کنید  تا ایمیل، دست نوشته، اسناد و مدارکتان را پیدا کنید؟ آیا ابزار یا سیستمی برای پیدا کردن آنها در اختیار دارید؟ شاید دلیل حضور یک مدیر پروژه در سازمان ها همین عامل باشد. کسی که وظیفه اش به مدیریت کردن این وظایف اختصاص داده شده است.

اما آیا می دانستید که با یک رویکرد درست، دیگر نیازی به مدیر پروژه نخواهید داشت؟ بهره وری بهینه خصوصاً در کسب و کارهای کوچک و متوسط، می تواند باعث تحریک همبستگی و همکاری تیم های کارآمد شود.

قطعاً در چنین عصری پر از نرم افزار و تکنولوژی، به یک طرح ارتباطی قوی مابین همه بخش های کاری یک پروژه نیاز است تا بتواند نیازهای شما را برطرف کند.

می توانید با مطالعه موارد زیر به همکاری بهتر و بهره وری بیشتر دست پیدا کنید:

۱- اجتناب از تعیین و انتخاب یک مدیر پروژه

در کسب و کارهای کوچک استفاده از یک ابزار بهره وری، به جای یک مدیر پروژه می تواند خیلی موثرتر بوده و کمک بیشتری به تیم نماید.

امروزه در محیط و جوامع کاری، مدیر پروژه باید یک مسئولیت مشترک داشته باشد. نیازی به نرم افزارهای مدیریت پروژه پیچیده و استخدام یک شخص فقط برای مدیریت کردن آن نیست. این کار نه تنها سرعت کسب و کار را کند خواهد کرد و هزینه زیادی در بر خواهد داشت، بلکه کاری بیهوده است.

ما پیشنهاد می کنیم تا از یک نرم افزار یا اپلیکیشن بهره وری خودکار استفاده کنید که از حواس پرتی ها و تلاش های مکرر و اضافه شما جلوگیری خواهد کرد. این دقیقاً چیزی ست که ۵۱% مردم از این نرم افزارها انتظار دارند تا برایشان انجام دهد.

 برای مثال نرم افزاری کارآمد و خوب است که هر یک از اعضا بتواند وظایف خود را انجام داده و به طورهمزمان امکان نظارت و رصد بر روی پروژه های مختلف وجود داشته باشد.

۲- تعریف دقیق از هدف و انگیزه ای روشن

با خودتان روراست باشید. تا به حال پیش آمده که در اواسط یک کار، از خودتان بپرسید: "چرا دارم این کار را انجام می دهم؟"

این سوال را در ابتدای شروع هر پروژه ای باید به آن پاسخ دهید. هدف آن چیست؟ چرا آن برای ما و مشتری مهم است؟ و چه چیزی از آن ما را به هیجان می آورد؟

حتماً بخوانید :  سوالات مهم در استخدام استعدادهای فروش

ترسیم هدف و انگیزه یک پروژه می تواند تیم شما را در سرتاسر فرآیند پروژه درگیر کند. کارمندانی که درگیر پروژه نمی شوند، باعث اختلال در بهره وری خواهند شد. و این دقیقاً همان دلیلی است که شما نه تنها باید تصویر روشنی از اهداف پروژه به آنها بدهید، بلکه باید برای حفظ بقا و پایداری پروژه تان در تمامی مراحل، آنها را مطلع نمایید.

 تمامی اعضای تیمِ باید دلیل واقعی پروژه را بدانند و بتوانند اطلاعات را در جایی نگهداری کنند تا هر زمان که دچار سردرگمی و یا انحراف از مسیر شدند، به آن مراجعه کرده و اهداف کارشان را به یاد آورند.

۳- اختصاص دادن نقش های خاص

در حالی که حذف مدیر پروژه می تواند به بهره وری تیم تان کمک کند، اما هنوز کار سختی در پیش دارید تا مطمئن شوید که همه اعضا متوجه شوند که دقیقا نقش شان در این بازی چیست؟

زمانی که تعریف روشنی از نقش ها وجود نداشته باشد، یک ضربه بزرگ به بهره وری وارد خواهد شد. با توجه به نتایج به دست آمده از سایت Gallup تنها ۵۰% از کارمندان می دانند که دقیقا از آنها چه انتظاراتی در محل کار دارند، و از آن ۵۰% ، تنها ۴%  از آنها احساس می کنند که درگیر کار شدند.

الان می دانیم که تیمی که درگیر نباشد، بهره وری را کاهش می دهد. پس برای اجتناب از آن، قبل از اینکه تیم تان پروژه را شروع کند، هیچ شخصی نباید قبل از رفع تمام ابهام های مربوط به پروژه اتاق را ترک کند.

خیلی سودمند است که قبل از شروع پروژه بر تمام نقش های گروه احاطه داشته باشیم، اینکه مطمئن شویم هیچ همپوشانی یا تلاش اضافی انجام نمی دهیم. این هم قسمتی از حذف ضایعات کاری مدیریت پروژه است که قبلا در رابطه با آن صحبت کردیم. تمام تلاشمان این است هرگونه عملکرد غیرضروری که مانع تمرکز تیم می شود را حذف کنیم.

همانطور که داشتن یک نرم افزار خودکار اجزای پیشرفت یک پروژه را سازماندهی می کند، شفاف سازی نقش ها هم تیم شما را مانند یک ماشینی که روغن کاری شده است نگه می دارد.

حتماً بخوانید :  5 ویژگی رهبران نمونه در سازمان

۴- درک روند کارها از نقشی به نقش دیگر

نه تنها تعیین نقش ها امری ضروری است بلکه به همان اندازه درک گام بعدی، بعد از هر وظیفه ای که به اتمام می رسد هم مهم است.

به نظر من، گردش یک پروژه مانند گردش تیمی در بازی بیسبال است. همه بازیکنان با نظم خاصی در کنار هم ایستاده اند و هر کدام به نوبت نقش خود را ایفا می کنند. حالا تصور کنید بازی بدون هیچ برنامه ریزی از پیش تعیین شده ای شروع شود، در آن صورت بازی بعد از دقایقی به دلیل اینکه نمی دانند ضربه بعدی را چه کسی باید بزند، متوقف می شود! و یا خیلی اتفاقات دیگر که ممکن است پیش بیاید. در این صورت تمام تیم می تواند در کنار زمین منتظر کسی بمانند که بیاید و به توپ ضربه بزند و یا منتظر کسی بمانند که از بیرون زمین بیاید و برای تیم تصمیم بگیرد. و یا حتی ممکن است به دلیل انتخاب اینکه چه کسی به توپ ضربه بزند، ضرب و شتم صورت بگیرد. در هر صورت این مثال می تواند تصویر روشنی از کسب و کار و یا پروژه تعریف شده شما باشد که در انتها هیچ خروجی ای نمی دهد.

پس به همین دلیل می توانیم به اهمیت گردش کار و توالی مراحل آن پی ببریم. این گونه فرآیندها گاهی اوقات می تواند خسته کننده باشد، در آن صورت است که به وسیله اتوماسیون می توانیم بهره وری را افزایش دهیم. در حقیقت، ۵۵%  از کارمندان از اجرای اتوماسیون در محیط کارشان استقبال می کنند. با این کار دیگر نیازی نیست تا زمان زیادی را برای آن کار و مراحل بعدی آن در نظر بگیریم، و می توان به صورت دنباله دار وظایف را پیاده سازی کرد.

این روش به شما کمک می کند تا به وسیله اختصاص دادن زمان تحویل، همه امور راس ساعت انجام گیرد. و این می تواند برای روحیه افراد هم موثر باشد چون ۳۷% کارمندان هنگام رسیدن به زمان تحویل، با بالاترین بهره وری مواجه می شوند.

۵- اجتناب از آموزش های تکراری

اما نکته مهم دیگری که در رابطه با نرم افزارهای مدیریت پروژه وجود دارد این است که آنها به تیم شما احتیاج دارند تا فناوری های روز را بیاموزند، چون بیشترشان برای انجام دادن کارهای یکسان ساخته شده اند. از طرفی به یاد آوردن کلیه اطلاعاتی که در این نرم افزارها وجود دارد، کار بسیار سختی است و زمان بسیار زیادی می برد تا بخواهید کارتان را انجام دهید.

حتماً بخوانید :  3 راه برای غلبه بر موانع کسب و کار

۶- جلسات درخواست کمک برگزار کنید

گاهی اوقات ما چنان در وظایف مان غرق می شویم که فراموش می کنیم که می توانیم از دیگران در انجام برخی امور کمک بگیریم. به علاوه زمانی که تیم با هم سازگار باشد، بیشتر این احتمال وجود دارد تا از کمک های داوطلبانه رهبران خود استفاده کنند.

۷- بازخوردهای دیگران را جمع آوری کنید

قطعا تیم شما نیاز دارد تا از دیگران کمک بگیرد و منابعی در دست داشته باشد. اما باید بدانید که چگونه این کار را انجام دهید.

پیش از این اشاره کردیم که ممکن است گاهی اوقات پروژه شما از روی برنامه جلو نرود. و به نظر من این مشکل می تواند به دلیل فقدان ارتباط و بازخورد دوطرفه با دیگر کارمندان باشد. در طول جلساتتان با دیگر اعضا، می توانید در رابطه با روند کلی پروژه گفت و گو کنید و از آنها بخواهید تا نظرات خودشان را اعلام کنند و در رابطه با چگونگی روند کلی آن با هم بحث کنید و می توانید از این قبیل پرسش ها استفاده کنید: آیا این ابزارها درست کار می کنند؟ آیا شما گزینه انتخابی بهتری دارید؟ آیا کسی ایده جدیدی دارد؟

اختصاص دادن یک زمان خاص به جهت تبادل نظر و گرفتن بازخورد از دیگر کارمندان می تواند مانع از بروز برخی مشکلات و یا حتی درگیری هایی که ممکن است در طول پروژه پیش بیاید، شود. تحقیقات صورت گرفته در آلمان نشان می دهد ، تیم هایی که بازخورد های موثر بیشتری می گیرند، تا سه برابر بیشتر از دیگر تیم ها درگیر کار می شوند و بهره وری بیشتری دارند.

با کار گروهی می توانید به کار رویایی تان برسید.

ممکن است به نظر برسد که ما از شما می خواهیم تا همه این امور را به یک باره انجام دهید.اما شما می توانید همه این موارد را قبل از شروع پروژه تان  برنامه ریزی کرده و انجام دهید.

دیدگاه خود را بنویسید